Unternehmen, die in Deutschland, Österreich und der Schweiz tätig sind, verarbeiten täglich große Mengen an papierbasierten und digitalen Dokumenten. Die manuelle Verarbeitung ist kostspielig, zeitaufwendig und fehleranfällig. Moderne Software hilft dabei, Daten zu digitalisieren und die Dateneingabe zu automatisieren. Die Auswahl eines geeigneten Tools ist jedoch oft eine Herausforderung. Die Implementierung von intelligente Dokumentenverarbeitung erfordert ein ausgewogenes Verhältnis zwischen lokalen gesetzlichen Anforderungen, sprachspezifischen Besonderheiten und technischer Leistungsfähigkeit.
Dieser Leitfaden hilft dabei, Software zur Dokumentenverarbeitung anhand dieser Faktoren systematisch auszuwählen und zu testen.
Teil 1: Datenresidenz und Speichervorschriften
Der physische Speicherort der Daten und der Ort ihrer Verarbeitung sind gleichermaßen wichtige Faktoren. Deutschsprachige Länder verfügen über einige der weltweit strengsten Vorschriften zur Informationssicherheit. Daher ist die Datenverarbeitung ein entscheidender Faktor bei der Bewertung.
Datenhosting innerhalb der Region
- Innerhalb der EU: Bitten Sie den Anbieter, sämtliche Daten in zertifizierten Cloud-Rechenzentren innerhalb der Region zu speichern. Die Speicherung von Daten in Nordamerika, Irland oder Singapur kann gegen lokale Vorschriften verstoßen.
- Keine unbefugte Übertragung: Stellen Sie sicher, dass während der Verarbeitung oder temporären Speicherung weder Texte noch Metadaten oder zwischengespeicherte Bilder außerhalb Ihrer Rechtsordnung übertragen werden.
- On-Premises: Wenn das Unternehmen strenge Anforderungen an die Datensicherheit hat, beispielsweise bei der Verarbeitung von Behörden- oder Finanzdokumenten, fragen Sie den Anbieter nach der Möglichkeit einer lokalen Installation auf Servern im unternehmenseigenen Rechenzentrum.
DSGVO und Datenschutz
- Auftragsverarbeitungsvertrag: Bitten Sie den Anbieter, einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu unterzeichnen, der seine Verantwortung für sämtliche im System verarbeiteten Daten bestätigt.
- Automatische Löschung: Klären Sie die Richtlinien zur automatischen Löschung temporärer Bilder oder zwischengespeicherter Daten nach der Verarbeitung. Stellen Sie sicher, dass nach Ablauf des vereinbarten Zeitraums keine Dokumente mehr auf den Verarbeitungsservern gespeichert sind.
- Keine Speicherung für das KI-Training: Erkundigen Sie sich, ob cloudbasierte KI-Modelle Dokumente speichern, um ihre Sprachmodelle für interne Zwecke zu trainieren. Die Daten Ihres Unternehmens dürfen ohne ausdrücklichen Auftrag nicht für kommerzielle Zwecke verwendet werden.
Teil 2: Compliance und gesetzliche Standards
Deutschsprachige Länder haben umfassende Vorschriften eingeführt, um sicherzustellen, dass Tools zur Informationsverarbeitung bestimmte Prüfungs- und Compliance-Anforderungen erfüllen. Diese Anforderungen tragen dazu bei, Unternehmensdaten bei steuerlichen, rechtlichen oder behördlichen Prüfungen zu schützen.
GoBD-Konformität in Deutschland
- Prüfpfad: Alle Änderungen, Feldauslesungen und Exporte müssen in einer unveränderlichen, revisionssicheren Protokolldatei dokumentiert werden.
- Integrität der Protokolldatei: Stellen Sie sicher, dass das digitale Original des Dokuments, sei es eine PDF-, TIFF- oder gescannte Bilddatei, separat verfügbar ist und nicht verändert wurde.
- Rückverfolgbarkeit: Das System sollte anzeigen können, zu welchem Zeitpunkt ein Dokument in die Anwendung geladen wurde und welche Felder entweder durch die Software oder durch menschliche Prüfer extrahiert und geändert wurden.
Branchenspezifische Vorschriften
- Bankwesen: Stellen Sie sicher, dass die Software für den Einsatz im Bankensektor zugelassen ist, da die mit solchen Systemen verarbeiteten Dokumente häufig höhere Anforderungen an die Datensicherheit erfüllen müssen und Finanzabteilungen in deutschsprachigen Ländern betreffen können.
- Gesundheitswesen: Erkundigen Sie sich, ob das System zusätzliche Verschlüsselungs- oder Kontrolloptionen für medizinische Berichte, Patientenakten oder Daten von Krankenversicherungen bietet.
- Schweizer Datenschutzgesetz: Wenn das Unternehmen in der Schweiz tätig ist, stellen Sie sicher, dass das Tool zur Dokumentenverarbeitung zusätzlich zu den EU-Vorschriften auch die Schweizer Datenschutzgesetze einhält.
Teil 3: Sprach- und dokumentenspezifische Funktionen
Die Zeichenkodierung ist ein häufiges Problem bei der Verwendung von Dokumentenlesern, die außerhalb des deutschsprachigen Raums entwickelt wurden.
Deutsche Sprachkodierung
- Zusammengesetzte Wörter: Die OCR-Engine sollte in der Lage sein, mehrteilige zusammengesetzte Wörter zu erkennen, die für die deutschen Sprachvarianten typisch sind, ohne wichtige Buchstaben am Wortende abzutrennen oder auszulassen.
- Sonderzeichensätze: Stellen Sie sicher, dass Sonderzeichen wie Umlaute und das scharfe S (ß) während des Scannens, der Layoutanalyse und der Datenextraktion unterstützt werden.
- Mehrsprachige Unterstützung: Das System sollte verschiedene Sprachen innerhalb desselben Dokumentensatzes erkennen können. Dies ist besonders relevant für Schweizer Unternehmen und Organisationen, die mit Französisch, Italienisch und Deutsch arbeiten.
Lokale, dokumentenspezifische Formate
- E-Rechnungsstandards: Das System sollte die E-Rechnungsstandards ZUGFeRD und XRechnung ebenso erkennen wie gängige digitale Rechnungsformate wie PDF oder PNG.
- Schweizer QR-Rechnungen: Schweizer QR-Zahlungsbelege sollten fehlerfrei gescannt, gelesen, validiert und ausgelesen werden können.
- Tabellen: Extrahieren Sie tabellarische Daten zuverlässig aus mehrseitigen Rechnungen, auch wenn die Tabellenüberschriften auf den einzelnen Seiten unterschiedlich sind.
Teil 4: Testen der Tool-Leistung
Bei der Bewertung von Dokumenten-Parsern müssen Unternehmen über Marketingversprechen und allgemeine Anwendungsfälle hinausgehen und die Leistung des Tools anhand des tatsächlichen Arbeitsaufkommens bewerten.
Schritt 1: Eine realistische Teststichprobe zusammenstellen
- Verwenden Sie keine Beispieldateien des Softwareanbieters. Erstellen Sie stattdessen einen Testsatz mit 100–200 Dokumenten, der das durchschnittliche monatliche Dokumentenaufkommen des Unternehmens widerspiegelt. Dazu gehören:
- Handyfotos und Faxe mit niedriger Auflösung
- Belege von schlechter Qualität, mit Schräglage oder Knicken
- Verschiedene Dokumente mit handschriftlichen Notizen, Genehmigungen oder Stempelabdrücken
- Mehrseitige Rechnungen mit unterschiedlichen Layouts verschiedener Lieferanten
Schritt 2: Die Genauigkeit richtig bewerten
- Bewerten Sie die Genauigkeit der Felderkennung anhand von zwei zentralen Kennzahlen:
- Feldgenauigkeit: Der prozentuale Anteil der korrekt extrahierten Felder aus allen Testdokumenten, einschließlich Angaben wie IBAN, Rechnungsnummer, Steuerbeträge und Datumsangaben.
- Dokumentengenauigkeit: Der prozentuale Anteil aller Testdokumente, bei denen sämtliche Felder korrekt extrahiert wurden, ohne dass zusätzliche manuelle Korrekturen erforderlich waren.
Schritt 3: Korrekturabläufe für erkannte Fehler bewerten
Die meisten Dokumentenverarbeitungssysteme erreichen beim ersten Versuch keine hundertprozentige Genauigkeit. Ein zuverlässiges Tool sollte eine einfache Möglichkeit bieten, falsch erkannte Felder mit minimalem Aufwand zu korrigieren. Fragen Sie nach den folgenden Funktionen:
- Konfidenzwerte: Die Möglichkeit, niedrigere Schwellenwerte für die Erkennungssicherheit festzulegen und ausschließlich Felder zu bearbeiten, die diese Schwellenwerte unterschreiten.
- Korrekturen mit einem Klick: Eine Option, mit der Felder direkt in der Dokumentvorschau angeklickt und bearbeitet werden können, anstatt die korrekten Werte manuell in einem separaten Bereich einzugeben.
- Kontinuierliches Lernen: Die Fähigkeit, Konfidenzschwellenwerte auf Grundlage fortlaufender Korrekturen durch Benutzer für ähnliche Lieferantendokumente anzupassen.
Teil 5: Sicherheits- und Verbindungsanforderungen
Ein Dokumentenverarbeitungssystem sollte sich sicher mit anderen IT-Systemen innerhalb der Unternehmensinfrastruktur verbinden lassen, ohne die Datenintegrität zu gefährden oder unnötige Datensilos zu schaffen.
Zugriffsregeln und Verschlüsselung
Transportverschlüsselung: Verschlüsseln Sie sämtliche Daten, die zwischen den Unternehmensservern und der Software zur Dokumentenverarbeitung übertragen werden, mithilfe moderner Sicherheitsstandards wie TLS 1.3.
Speicherverschlüsselung: Stellen Sie sicher, dass alle im System gespeicherten Daten, einschließlich extrahierter Datenbankfelder und temporärer Bilder, durch starke Verschlüsselungsalgorithmen wie AES-256 geschützt sind.
Zugriffskontrollen: Beschränken Sie den Zugriff auf bestimmte Dokumente entsprechend der Rolle eines Benutzers im Unternehmen und erteilen Sie Bearbeitungsrechte nur dann, wenn sie erforderlich sind.
API- und Exportverbindungen
Dokumentenzuführung: Erkundigen Sie sich, ob die Software einen REST- oder gRPC-API-Zugriff bietet, um Dokumente automatisch hochzuladen und strukturierte Daten im JSON-Format zu extrahieren.
Unternehmensintegrationen: Stellen Sie sicher, dass sich das Tool zur Dokumentenverarbeitung mit den in der jeweiligen Region verwendeten Unternehmenssystemen verbinden lässt, beispielsweise DATEV, SAP oder Microsoft Dynamics.
Exportformate: Extrahieren Sie die erforderlichen Felder in geeigneten Formaten, darunter JSON, XML, CSV und durchsuchbares PDF/A für die Langzeitarchivierung.
